Come diventare segretaria di studio medico?

Un medico che lavora in uno studio privato ha sempre moltissimi impegni e appuntamenti e la gestione dei propri clienti può diventare complessa se non ben organizzata. Proprio per questo motivo diventa fondamentale poter contare su una figura professionale che sia in grado non solo di accogliere i clienti, ma soprattutto di gestire gli appuntamenti, organizzare gli archivi informatici, operare al computer con software specifici che permettono di organizzare al meglio tutte le attività del medico stesso, non solo in studio ma anche fuori, come nel caso di presenza a conferenze, orari e turni in ospedale, impegni particolari e molto altro.

Si può quindi facilmente comprendere che i requisiti di una segretaria di uno studio medico debbano essere diversi. Deve essere, infatti, una persona qualificata, con ottime doti organizzative e amministrative, di problem solving e di comunicazione. Inoltre, dovrà avere competenze nel settore medico, elevata famigliarità con la terminologia medico-scientifica e farmacologica, conoscenze di informatica e sulle istituzioni sanitarie locali e nazionali. È pertanto evidente che la formazione di una segretaria di uno studio medico è molto complessa e necessita di una preparazione accurata. Un’interessante proposta per acquisire competenze in questo settore proviene dal Centro Europeo di Formazione che offre corsi online strutturati in maniera dettagliata e completa, dedicati sia all’aspetto biologico e medico che a garantire competenze di informatica, di gestione dei clienti e molto altro.

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Di seguito si riportano quattro consigli che permetteranno di comprendere come diventare segretaria di studio medico in modo semplice e veloce.

1. Seguire un corso riconosciuto

Già è stato accennato all’importanza di seguire un corso specializzante che permetta di assicurare una formazione completa nel settore e candidarsi così alla posizione di segretaria di studio medico assicurando competenze e capacità gestionali di elevato spessore. Va evidenziato che i corsi da segretaria di studio medico non sono quasi mai specializzanti. Si potrà quindi trovare impiego presso un medico di base o un chirurgo estetico, presso un dentista o un dietologo o presso altri professionisti del settore medico. Starà poi alla segretaria verificare le eventuali esigenze specifiche, i software particolari che vengono utilizzati in quello studio e, soprattutto, aggiornarsi sulle differenti tipologie di farmaci e cure previste nel settore in cui si opera.

2. Curare le proprie abilità comunicative

Tra le diverse mansioni di una segretaria di uno studio medico quelle connesse agli aspetti relazionali e alla comunicazione è sicuramente le più importanti. La segretaria dello studio medico, infatti, deve comunicare quotidianamente con i pazienti, sia in maniera diretta quando si recano presso lo studio, sia telefonicamente per definire gli appuntamenti. Inoltre, deve saper scrivere per effettuare comunicazioni via mail, organizzare appuntamenti con gli informatori scientifici, con altri studi medici, con strutture sanitarie o altro.

Le abilità comunicative sono quindi un elemento fondamentale per poter lavorare in maniera professionale presso uno studio medico, soprattutto quando si tratta di uno studio associato. Per diventare una buona segretaria può essere quindi importante seguire un corso intensivo di comunicazione oppure assicurarsi che nel corso specifico per segretaria di studio medico sia presente una sezione dedicata alla segreteria e alla comunicazione. In tal modo si potranno imparare e approfondire le principali nozioni relative all’accoglienza e gestione dei pazienti, all’organizzazione dello studio medico e, soprattutto, alla comunicazione, sia essa con il paziente stesso che con altri professionisti: in questo caso diventa fondamentale l’acquisizione del linguaggio medico e professionale corretto.

3. Sviluppare conoscenze informatiche

Per diventare segretaria di studio medico è fondamentale avere competenze informatiche e saper utilizzare software specifici per la consultazione e l’archiviazione delle schede pazienti, nonché programmi gestionali che permettono di tenere sempre sotto controllo una serie di parametri che possono essere utili ai medici per definire statistiche o altro. Di fondamentale importanza, poi, è la conoscenza di software per la redazione di fatture e la competenza nell’utilizzo di posta certificata e programmi per la realizzazione ed emissione di fatture elettroniche.

4. Lavorare con la massima precisione

Se volete sapere come diventare segretaria di studio medico va subito evidenziato che la precisione è fondamentale per questo ruolo per cui, se non si possiede questa dote diventa fondamentale acquisirla. Il ruolo della segretaria di studio medico è infatti di importanza cruciale per il corretto funzionamento dello studio stesso. Segnare con cura tutti gli appuntamenti in modo da non creare accavallamenti tra i pazienti, fornire informazioni dettagliate e seguire con attenzione tutte le istruzioni che vengono fornite dal medico stesso sono alcuni degli esempi che richiedono l’elevata precisione di cui si parlava prima.

La precisione diventa poi fondamentale quando si devono inserire i dati delle patologie o delle cure all’interno delle schede pazienti: sbagliare un inserimento può infatti diventare fatale per il paziente stesso. In questo caso la precisione va sempre accompagnata a un’elevata capacità di concentrazione, che permetta di restare concentrati sul lavoro che si sta svolgendo nonostante le telefonate o altre interruzioni.

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