Il ruolo della segretaria di studio odontoiatrico

Negli ultimi anni il ruolo di segreteria di studio odontoiatrico è diventato sempre più importante: è infatti questa figura professionale che si occupa della corretta gestione dello studio odontoiatrico, degli appuntamenti, dell’accoglienza ai clienti e di tutto quanto sia necessario per poter garantire il corretto andamento dello studio stesso. Si può dire che il perfetto funzionamento dello studio odontoiatrico, l’attenzione nella gestione dei clienti, nonché la precisione nei controlli delle attrezzature, dei fornitori e di tutti gli aspetti tecnici, umani e gestionali, nella maggior parte delle volte dipende dalla competenza della segretaria (o del segretario).

La segretaria di studio odontoiatrico dovrebbe avere una formazione multi-disciplinare e, soprattutto, deve essere in grado di mantenere un buon rapporto con i clienti dello studio. Nella maggior parte dei casi, infatti, questi ultimi hanno rapporti diretti con la segretaria, che li accoglie in studio, li chiama per confermare o disdire gli appuntamenti e molto altro. La gestione del cliente/paziente, tuttavia, non è l’unico compito richiesto e spesso la segretaria di uno studio odontoiatrico deve anche svolgere altre mansioni. Il profilo ideale di una segretaria di studio odontoiatrico

Il profilo ideale di una segretaria di studio odontoiatrico

Considerando le differenti mansioni che dovrà svolgere, la segretaria di uno studio odontoiatrico può essere considerata una vera e propria figura professionale di alto livello. Per svolgere al meglio le proprie funzioni dovrà avere delle conoscenze – almeno basilari – di medicina. Per questo motivo è fondamentale una formazione scientifica, o comunque nel settore tecnico-sanitario. Tuttavia questa sola preparazione può non bastare: è infatti necessario avere una particolare propensione alla precisione, spiccate capacità organizzative e attenzione per gestire al meglio gli appuntamenti e le diverse attività dello studio odontoiatrico o del medico per il quale lavora.

Inoltre, la segretaria di uno studio odontoiatrico dovrà avere competenze nella gestione economica per poter emettere fatture, preparare o comprendere i preventivi , registrando le spese in entrata o in uscita e molto altro. Ancora, dovrà saper gestire situazioni più o meno complesse e talvolta saper prendere decisioni importanti.

Di particolare importanza, poi, è la gestione del rapporto con i clienti dello studio. Oltre a fissare gli appuntamenti, la segretaria dovrà guidarli, spiegando loro il protocollo del tipo di visita o intervento che dovranno fare. Particolare attenzione andrà poi rivolta ai pazienti più piccoli o agli anziani, che rappresentano le due fasce d’età che maggiormente temono qualsiasi tipo di intervento.

Spesso la segretaria si potrà trovare a fare un po’ da psicologa : molti clienti abituali, infatti, si troveranno a creare un legame particolare, di fiducia, quasi come con il proprio medico. In questi casi la segretaria dovrà dimostrarsi disponibile e sempre in grado di trovare una soluzione.

Quando i pazienti sono bambini, inoltre, la segretaria dello studio odontoiatrico dovrà essere in grado di tranquillizzarli, perché spesso arrivano in studio molto spaventati. Proprio in questo caso è fondamentale che la segretaria abbia un’empatia elevata, che sappia quindi interagire con i più piccini in modo da metterli a proprio agio prima dell’ingresso in studio.

Si può comprendere che il profilo ideale di questa figura professionale sia in realtà molto complesso. Proprio per questo motivo non si può pensare di improvvisare, ossia di diventare segretaria di studio odontoiatrico senza una formazione di base, sia essa di tipo universitario oppure svolta tramite corsi specifici di formazione.

La formazione

Se è vero che alcune caratteristiche di una segretaria di studio odontoiatrico possono essere innate, come le capacità organizzative, gestionali dei clienti o l’empatia verso di essi, è altrettanto vero che per sviluppare altre qualità è necessaria una formazione specifica. In particolare, si può dire che una segretaria di studio odontoiatrico può avere una formazione di base in materie tecniche e sanitarie, ma anche in materie gestionali o economiche: in entrambi i casi dovrà poi compensare studiando nel settore formativo che le manca per poter garantire un’assistenza totale e una competenza completa nei diversi settori necessari per la gestione e organizzazione dello studio.

Per avere la certezza di una preparazione ad hoc è possibile anche seguire corsi di formazione specifici. Si potranno scegliere corsi online, come quelli proposti da CEF (Centro Europeo di Formazione) che permettono di gestire al meglio i tempi e le modalità di studio secondo le proprie esigenze.

Durante lo studio e la formazione si potranno apprendere tutti gli aspetti fondamentali per diventare una perfetta segretaria di studio odontoiatrico, ossia per poter gestire anche in completa autonomia tutto ciò che è necessario per il corretto funzionamento dello studio.