La professione medica (e tutto ciò che ruota attorno a questo ambiente), è stata sottoposta ad un cambiamento radicale negli ultimi anni.
Sono molti, infatti, le innovazioni digitali e gli strumenti informatici che, in un modo o nell’altro, hanno prodotto dei cambiamenti nella professione e nello studio del medico.
Le competenze digitali stanno diventano una vera e propria necessità, quindi anche la segreteria deve sapersi adeguare a tali innovazioni.
L'obiettivo di questa digitalizzazione è quello di proiettare nel futuro la professione tradizionale del medico, pur mantenendola sempre vicina al paziente.
Cosa resta da fare allora? Sicuramente adeguarsi al cambiamento e quindi interfacciarsi con strumenti più complessi e acquisire competenze specifiche in materia.
Prima di comprendere cosa cambierà nell'ambito medico con la digitalizzazione, è bene prestare attenzione alla figura della segretaria.
È proprio questa figura, infatti, a dover acquisire maggiori conoscenze da applicare alla sua professione, e quindi, conseguire risultati soddisfacenti in tempi ridotti.
Vediamo, allora, quali sono le sue mansioni.
Cosa fa una segretaria di studio medico?
Fino a qualche tempo fa la segretaria era vista come una persona che si occupava della sola organizzazione dello studio medico; al giorno d’oggi però si sono sviluppate esigenze che richiedono una figura professionalmente specializzata e che diviene senza dubbio ancora di più un elemento chiave di uno studio proiettato verso il cambiamento e il progresso. Vediamo, allora, quali sono le competenze digitali utili per lo svolgimento di questa attività.
Le mansioni di una segreteria di uno studio medico consistono nella gestione di attività di natura amministrativa e organizzativa. Svolge funzioni di front office, gestisce gli appuntamenti dei pazienti, archivia documenti, cartelle cliniche e molto altro.
Quindi si può dire che la segreteria è una sorta di ponte tra medico e pazienti.
Ma, nello specifico, cosa fa una segretaria?
La segretaria è la prima persona con cui si interfaccia il paziente, si occupa di fornirgli accoglienza, indirizzarlo dallo specialista e richiede tutte le informazioni utili a identificarlo, compila tutti i documenti che restano in archivio e li correda di cartelle cliniche.
Queste operazioni - che sono sempre state effettuate su carta - oggi diventano digitali, attraverso software adatti a contenere il catalogo dei clienti di uno studio. Pertanto è bene avere familiarità con quelli più utilizzati.
Inoltre, è importante che la segreteria prenda gli appuntamenti, risponda al telefono, legga le mail, aggiorni sempre il calendario degli appuntamenti, proceda a riscuotere i pagamenti previsti per le prestazioni sanitarie e tenga sotto controllo le scorte di strumenti necessari alle visite mediche.
L'evoluzione delle competenze della segretaria
Una segretaria, al giorno d’oggi, non si occupa solo di queste funzioni pratiche ed è possibile che venga richiesto qualcosa in più dalla sua figura professionale.
Nell’era della digitalizzazione non è raro che questa professione si trovi a gestire aspetti legati alla comunicazione dello studio e del medico stesso.
Per questo motivo, quindi, deve essere al passo con i tempi e con la tecnologia.
L'essenza della digitalizzazione è sapersi adeguare al progresso e saperlo utilizzare a proprio vantaggio. Alla segretaria, verrà richiesto di gestire i social dello studio medico, svolgere attività di copywriting e pubblicare aggiornamenti utili ai pazienti che, come ben sappiamo, utilizzano i social con sempre maggiore frequenza.
I social che, nel corso del tempo, sono diventati una vera e propria vetrina digitale, sono utili per acquisire nuova clientela. Grazie a formule vincenti, promozioni allettanti e un buon posizionamento, è possibile aumentare il volume di clienti e restare vicino a quelli già fidelizzati.
La formazione della segretaria
La segretaria deve essere responsabile e godere di ottime capacità organizzative dal punto di vista comunicativo. Deve saper presentare le promozioni, avere una buona capacità di scrittura incisiva e deve rispondere prontamente alle richieste dei clienti.
Per poter avere accesso alle potenzialità che offrono i social-network o altri strumenti informatici, non bisogna improvvisarsi esperti. È bene seguire dei corsi professionali in grado di indirizzare questa figura verso la nuova concezione della sua attività.
Per tale motivo è importante acquisire una formazione completa nell’ambito socio-sanitario ma anche in quello biologico e informatico.
Con tutte queste competenze sarà possibile intraprendere con maggiore successo la professione nell'ambito della segreteria medica, farsi strada verso nuovi orizzonti e trovare, ovviamente, lavoro più facilmente.
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