3 differenze tra segretaria e receptionist

Tra gli annunci di lavoro, si trovano spesso richieste di receptionist o di segreteria per aziende o studi privati come quelli di pediatri, medici o dentisti. Ma quali sono le principali differenze e le mansioni tra queste due figure lavorative? E soprattutto, che tipo di formazione è necessaria per ricoprire tali ruoli? Vediamo tre principali differenze tra segretaria e receptionist per avere una maggiore chiarezza su queste due professioni. 

1. La formazione

La principale differenza tra segretaria e receptionist sta nella formazione, ossia nel percorso di studi effettuato. Il percorso di competenza si dovrà sviluppare frequentando corsi specifici. In realtà, nella maggior parte dei casi i receptionist svolgono la formazione direttamente nel luogo di lavoro, dove imparano a utilizzare il tipo di software che viene usato dall'azienda per annotare le informazioni dei clienti, definire e gestire le prenotazioni, supportare i clienti quando arrivano fornendo le indicazioni necessarie.

La formazione di un segretario, invece, è un po' più complessa e spesso si richiede di aver frequentato un corso per segretaria, soprattutto quando si tratta di segreteria medica. 

I segretari di aziende e quelli di studi medici, infatti, pur avendo competenze tecniche simili in alcuni settori come la gestione della posta e della comunicazione o l'organizzazione degli appuntamenti, hanno compiti che si differenziano dalle altre professioni. Pertanto, la formazione di una segretaria di studio medico dovrà necessariamente includere tematiche di biologia, medicina, aspetti previdenziali e utilizzare in particolare terminologia medica.

Inoltre, l’approccio con i clienti dovrà essere meno freddo e distaccato rispetto a una segretaria d'azienda: in uno studio medico, infatti, la segretaria è la prima persona con cui si interfacciano i pazienti e pertanto è fondamentale che sappia fornire anche un valido supporto a quanti sono preoccupati per il loro stato di salute oppure per il tipo di visita o di trattamento che dovranno fare presso lo studio.

2. Le mansioni

La differente formazione porta necessariamente a coprire mansioni diverse. I receptionist, come detto, si occupano soprattutto di interfacciarsi con i clienti in modo da assicurare loro di avere sempre ogni informazione necessaria. Potranno comunicare con gli uffici con i quali i clienti hanno appuntamento oppure, nel caso di receptionist di albergo, registrare i dati degli ospiti e fornire tutte le informazioni necessarie a un piacevole soggiorno.

I segretari possono avere mansioni differenti in base al tipo di ufficio o studio in cui operano. La segretaria di un avvocato o di un medico avrà sicuramente una serie di competenze e ruoli comuni ma ne avrà anche altri che differiscono. Tra le occupazioni comuni ci sarà quella di organizzare l'agenda del proprio titolare, di gestire gli appuntamenti, di informare i clienti di eventuali ritardi o spostamento di orario.

Come già accennato, nel caso di una segreteria di studio medico ci potranno essere ulteriori mansioni che prevedono un approccio più umano, in quando ci si ritrova continuamente a contatto con persone che possono avere problematiche di salute. La segretaria di uno studio dentistico, ad esempio, dovrà sapere provare empatia per un paziente che deve subire un intervento particolare, così come per eventuali pazienti bambini, quando il dentista è specializzato anche in odontoiatria infantile.

3. Le abilità

Le abilità conseguite con la formazione e l'esperienza sono un altro elemento che permettono di definire le differenze tra segretaria e receptionist. Si può dire che i receptionist hanno bisogno soprattutto di abilità tecniche, come quelle di gestire i software specifici dell'azienda o dell'albergo per le prenotazioni, oppure le linee telefoniche dei centralini e i fax.

Tutte queste competenze sono proprie anche della segretaria che, a seconda del tipo di ufficio o di azienda in cui lavora, dovrà provvedere non solo a questi aspetti ma anche all'organizzazione più dettagliata di una serie di eventi, appuntamenti, informazioni o altro.

Va detto che in alcune aziende o studi si possono verificare accavallamenti dei ruoli per cui possono essere richieste figure professionali non solo in grado di definire l'organizzazione del manager o del medico con cui lavorano ma anche di gestire il traffico telefonico e l'accoglienza clienti. Questo aspetto si verifica soprattutto negli studi medici di piccole dimensioni, in cui opera un solo professionista che, pertanto, avrà bisogno di una segretaria competente e in grado di assicurare abilità organizzative e di accoglienza.

Formazione, competenze e abilità non sono innate ma si possono acquisire frequentando corsi specifici come quelli proposti da CORSICEF.