Come fissare appuntamenti per uno studio medico?

Fin troppo spesso si ha la concezione che occuparsi delle mansioni di segreteria sia un lavoro semplice ai limiti del noioso, che non necessita di attitudini e competenze specifiche e che, tutto sommato, può essere svolto da chiunque senza troppi problemi. Non è affatto così. Soprattutto nell'ambito della sanità e della medicina, settori prestigiosi, delicati e importanti, chi si occupa della segreteria è una figura fondamentale, sulle cui spalle gravano tante responsabilità. Non si tratta semplicemente di imparare come fissare appuntamenti per uno studio medico, ma di diventare un vero e proprio punto di riferimento per i pazienti dell'ambulatorio, qualcuno in grado di ispirare fiducia e infondere sicurezza.

Organizzazione di uno studio medico

Quando si parla di studio medico tendenzialmente ci si riferisce a un ambulatorio privato, in cui svolgono la libera professione uno o più specialisti. Esercitare la professione sanitaria al di fuori delle linee guida degli ospedali e delle strutture statali non è sempre semplice, per una serie di motivi: non si hanno a disposizione macchinari e locali già organizzati e fruibili; è impossibile disporre dei team di collaboratori presenti in strutture statali come, ad esempio, gli addetti all'accettazione, al pagamento delle prestazioni e/o dei ticket, i centralinisti, gli addetti alle pulizie, gli impiegati amministrativi; si lavora solo con ventaglio di clientela ristretto e selezionato, dato che quasi sempre si parla di ambulatori medici specialistici, quindi tutti i pazienti saranno accomunati da stesse esigenze, patologie, necessità.

Per questi motivi, un medico in libera professione ha assolutamente bisogno di assumere un segretario o una segretaria capace, competente e di cui potersi fidare ciecamente, meglio se in possesso di un attestato confermi le competenze acquisite con un corso per segretaria per studio medico.

In cosa consiste il lavoro di segretaria di studio medico

La mansione di segretaria/o di un medico specialista è un ruolo delicato e molto importante. Chi si occupa di essere la prima interfaccia del paziente ha delle responsabilità molto importanti sia a livello tecnico-informativo che a livello umano, psicologico ed empatico. Tra le competenze di una segretaria di studio medico, c’è la necessità di conoscere le principali patologie che il medico tratta con tanto di sintomatologia ed eventuale protocollo terapeutico. Questo perché capita molto spesso che le persone chiamino per esporre il proprio quadro clinico e per capire se il dottore è il professionista giusto a prendersene carico e cura. Chi risponde al telefono deve essere immediatamente in grado di capire di quale patologia si sta parlando e di spiegare al paziente se il suo caso può essere trattato in quell'ambulatorio o è necessario rivolgersi a un altro specialista.

È importante saper tenere sempre, con tutti i pazienti, un atteggiamento empatico, gentile, rassicurante. Saranno tante le situazioni di tensione che una segretaria o segretario di studio medico dovrà affrontare ogni giorno: le telefonate ansiose di pazienti che si sentono poco bene e chiedono una visita urgente, la paura in sala d'attesa di chi deve affrontare la visita e va in panico, la disperazione di chi dopo la visita ha ricevuto una brutta notizia. In tutti questi casi sono sempre i segretari che si ritrovano lì con i pazienti e che devono saper fronteggiare causticamente questi momenti delicati.

L'importanza dell'organizzazione: come fissare appuntamenti per uno studio medico

In ambito sanitario ci sono procedimenti importantissimi, sulle quali non si può transigere. Per prendere appuntamento in maniera perfetta bisogna:

• scegliere un giorno e un orario comodo per il paziente, minimizzando così il rischio che lo rimandi o annulli, lasciando un buco nell'agenda del Dottore;

• spiegare al paziente cosa deve portare (documentazione, referti, analisi) in maniera estremamente chiara, accertandosi che abbia capito tutto;

• rassicurare al paziente che andrà tutto bene, che è nel posto giusto, che il Dottore si occuperà di lui e che il percorso diagnostico/terapeutico sta procedendo nel migliore dei modi.

Fare il segretario o la segretaria non è così semplice come si potrebbe pensare. Per questo i bravi segretari sono sempre molto ricercati, richiesti e ben pagati. Per acquisire tutte queste competenze e ambire a un ottimo posto di lavoro è sempre una buona idea formarsi professionalmente seguendo un corso di formazione. Il titolo di studio ha sempre la sua valenza e rappresenta, senz'altro, una buona referenza per chi cerca lavoro.