Consigli su come organizzare uno studio medico

Provvedere all'organizzazione di uno studio medico significa immedesimarsi nella figura del paziente, così da essere in grado di esprimere fiducia nei suoi confronti e trasmettergli professionalità e competenza. Non solo, ma questa fase implica un'attenzione importantissima all'aspetto igienico, caratteristica fondamentale di uno centro dedicato alla salute. Approfondiamo gli aspetti principiali da tenere in considerazione quando si arreda e struttura uno studio medico.

La reception e sala d’attesa

Il bancone della reception è un ottimo biglietto da visita, soprattutto perché è il primo ambiente che i pazienti vedono. A seconda della grandezza dello studio medico, si potrà scegliere un bancone ad una o più postazioni. Oppure, se si è più meticolosi, si può acquistare un bancone su misura. Per organizzare il tutto nei minimi dettagli - come documenti e cartelle cliniche - andrebbero predisposti sulle pareti scaffali attrezzati o dei mobili con cassetti scorrevoli, in modo tale da archiviare ordinatamente il materiale. In uno studio medico è essenziale infondere un’atmosfera di accoglienza per mettere in una condizione di agio i pazienti, a questo fino è consigliato rendere la reception un luogo luminoso e ben arredato - magari con l'aggiunta di piante per interni.

Come la reception, la sala d'attesa deve trasmettere una sensazione di calma e tranquillità, in quanto le persone attenderanno il proprio turno in questa stanza. L'ideale sarebbe allestirla con poltroncine comode o divanetti, cercando di abbinare lo stile e il colore con il design dell’intero studio medico. Per intrattenere i pazienti e allontanare la loro mente da pensieri che potrebbero instaurare ansia, si possono fornire delle riviste o dei magazine, insieme ad un distributore automatico del caffè o di snack.

Arredamento dello studio e ambulatorio medico

In questo caso, l'obiettivo dello stile d'arredo è quello di trasmettere autorevolezza e competenza ai pazienti. Sicuramente l'ordine e la pulizia sono due fattori imprescindibili dell'aspetto estetico di uno studio medico specialistico, ma non bisogna tralasciare il colore delle sedie o delle pareti che devono essere in perfetta sintonia con la scrivania. Quest’ultima, oltre a fornire lo spazio necessario per il computer e la scrittura di ricette mediche, potrebbe ospitare la stampante.

All’interno della stessa stanza o in un ambiente adiacente, si troverà l’ambulatorio medico. L’organizzazione di questo spazionon richiede l’aggiunta di troppi accessori od oggetti decorativi. Quello che conta, anche in questo caso, è l'igiene e la pulizia dell'ambiente, visto che il luogo in cui i pazienti verranno visitati. Gli elementi fondamentali sono: il lettino per le visite e i vari mobiletti per contenere le varie cartelle con i documenti.

Per quanto riguarda il colore delle pareti, il bianco è la scelta più classica. La sua semplicità e la sua luminosità conferiscono un aspetto formale e pulito. Tuttavia, potrebbe verificarsi il rischio di apparire come un ambiente ospedaliero. In quel caso è preferibile optare per un verde chiaro o tonalità come il beige, giallo chiaro o crema. In qualsiasi caso, decorare le pareti con dei quadri aiuta a migliorare il design generale.

Organizzazione di uno centro medico

Per quanto riguarda l'organizzazione di uno studio medico, non è importante soltanto l'aspetto estetico, quello che mette in una condizione di agio il paziente, ma anche tutto quello che ruota intorno alla cura delle attività, come:

• gestione dei documenti;
• la presa in carico degli appuntamenti;
• comunicare con i pazienti;
• soddisfare i pazienti.

Il numero estremamente elevato di fogli o documenti potrebbe essere un grande problema nel mantenimento dell'ordine di uno studio medico. Molte volte, questi strabordano anche dagli scaffali o non entrano nei mobiletti. Per ovviare al problema è possibile installare un software gestionale che elude ogni tipo di difficoltà, agevolando non soltanto lo spazio a disposizione, ma anche la sicurezza che le cartelle dei pazienti non vadano perse.

La scelta della strumentazione è fondamentale anche quando si parla di prendere in carico i vari appuntamenti. Spesso un paziente può non presentarsi all’appuntamento: le motivazioni possono essere molteplici, ma molto spesso anche una mera dimenticanza. Per evitare che la segretaria contatti ogni paziente singolarmente, si possono inviare dei messaggi automatici, che arrivano direttamente sullo smartphone.

Inoltre, un software gestionale di uno studio medico non si concentra soltanto all'aspetto burocratico od organizzativo, ma attraverso determinate funzioni business è in grado di monitorare l'andamento economico dello studio.

Infine, per garantire la soddisfazione dei propri pazienti è importante selezionare segretarie di studio medico in grado di accogliere i pazienti e instaurare un rapporto con loro per prevenire e gestire i loro bisogni. Per tale ragione sono necessarie sicuramente competenze tecniche, ma soprattutto soft skills quali: gentilezza, cordialità e tanta professionalità.