Formazione 4.0: come si evolve il ruolo della segretaria

Informatica e lavoro: i cambiamenti nella professione della segretaria

La professione della segretaria detiene grande rilevanza in una vasta gamma di contesti lavorativi. Tale figura professionale è richiesta pressoché in qualsiasi ufficio, sia esso pubblico o privato, in virtù delle particolari competenze garantite dalla stessa.

All'interno di un ufficio, il numero di segretarie potrà variare a seconda della mole di lavoro in seno a un'azienda. La situazione più comune vede il singolo professionista, sia esso un medico, un avvocato o un amministratore societario, disporre di una segretaria per l'organizzazione degli impegni. E non solo.

I compiti della segretaria possono comprendere numerose altre mansioni, dalla gestione dell'archivio di un ufficio alla stesura di documenti su carta o in digitale, sino all'amministrazione di magazzini o piccole aree di stoccaggio.

Se le mansioni della segretaria, nel corso degli anni, sono rimaste sostanzialmente invariate, ciò che è cambiato è la modalità con cui tale figura si rapporta alla professione. La tecnologia ha modificato radicalmente l'approccio al lavoro della professionista, a partire dall'utilizzo di un'ampia strumentazione informatica.

Ma, nel dettaglio, in che modo la professione della segretaria ha subìto cambiamenti, nel corso del tempo? Dove si è registrato il maggiore apporto di progresso?

Il percorso scolastico e professionale per divenire segretaria

Prima di approfondire le questioni riguardanti le nuove modalità operative della segretaria, cerchiamo di capire come intraprendere un percorso scolastico o professionale che possa indirizzare verso tale ruolo.

In primo luogo, va specificato che, ai fini dell'esercizio della professione, non è necessario essere in possesso di una laurea abilitante. Non esiste un corso universitario - pubblico o privato - che fornisca le basi per divenire una segretaria professionista. È altrettanto vero, però, che esistono corsi specifici in grado di formare adeguatamente i professionisti del domani, segretarie comprese.

È il caso, ad esempio, dei corsi CEF, che consentono agli iscritti di ottenere i requisiti essenziali per scalare posizioni in ambito professionale, compresi i contesti nei quali la figura della segretaria gioca un ruolo chiave dal punto di vista dell'organigramma aziendale.

Sebbene la laurea non sia essenziale, è bene precisare che un diploma conseguito presso un liceo o un istituto tecnico-professionale, indipendentemente dall'indirizzo prescelto, consenta di entrare con maggiore facilità nel mondo del lavoro.

La comodità della strumentazione informatica

Dopo aver fatto il punto in merito alla sua formazione professionale, vediamo quali sono i cambiamenti che hanno interessato la professione della segretaria.

Un primo cambiamento rilevante si è potuto osservare sul piano della strumentazione informatica. In passato la segretaria svolgeva le sue mansioni affidandosi ai classici strumenti carta e penna: gli appunti venivano presi in formato cartaceo, riempiendo scrivanie e cassetti di post-it, foglietti e fatture.

Oggi il materiale viene ancora ampiamente adoperato, specie per la rapidità con la quale è possibile prendervi un appunto; ma è altrettanto vero che, a fronte della necessità dei professionisti di avere sempre a portata di mano la documentazione relativa ai clienti, creare piccole note su supporti informatici, siano essi notebook o tablet, consente di ridurre enormemente il consumo di carta, oltre che permettere la condivisione dei documenti nel cloud del proprio datore di lavoro. Di fondamentale importanza, ad oggi, è avere delle competenze digitali che vertano anche sulla comunicazione digitale per pubblicizzare lo studio in cui si lavora attraverso determinate strategie utili a raggiungere nuovi clienti e a migliorare l’esperienza degli attuali pazienti.

Lo svolgimento delle mansioni in smart working

Un'altra conseguenza dell'evoluzione del ruolo della segretaria può essere individuata nelle modalità con cui la professionista può organizzare gli impegni del proprio responsabile.

Sino a pochi anni fa, la segretaria era tenuta a occupare il posto di lavoro e ivi svolgere le proprie mansioni. L'avvento della digitalizzazione, però, ha comportato sia la smaterializzazione dei documenti che la possibilità di lavorare in smart working, consentendo alle segretarie di organizzarsi gli impegni anche da casa (o da un qualsiasi altro luogo di lavoro diverso dall'ufficio).

La presenza della segretaria sul luogo di lavoro è ancora estremamente utile, specie per le attività di assistenza della clientela (si pensi, ad esempio, alle necessità dei pazienti di uno studio clinico), ma gran parte delle mansioni, al giorno d'oggi, può essere svolta in modalità smart working.

I cambiamenti relativi ai ritmi di lavoro

Infine, un cambiamento rilevante dovuto al progresso informatico è dato dal ritmo lavorativo alterato.

Prima della digitalizzazione, quella della segretaria era una professione piuttosto schematica. La professionista si recava presso il proprio ufficio e lì vi trascorreva la propria giornata lavorativa, fossero sette, otto o più ore di lavoro. Una volta fuori dall'ufficio, però, i suoi compiti erano esauriti, rimandati al giorno dopo.

Da questo punto di vista, la digitalizzazione informatica ha stravolto il concetto di orario lavorativo. Le segretarie e qualsiasi altro professionista d'ufficio possono confermarlo: il lavoro viene spesso "portato a casa", svolto tra le mura domestiche, sottraendo tempo prezioso al relax o alla vita famigliare.

Va detto che la rapidità garantita dal digitale, essenziale per terminare un impegno di lavoro, ha dimezzato i tempi di esecuzione di buona parte delle mansioni di ufficio; di contro, però, gli orari di lavoro si sono dilatati, con il risultato che la professione della segretaria, per quanto affascinante, richiede competenze organizzative non indifferenti. Nulla di inarrivabile, ma resta il fatto che l'esercizio della professione non può prescindere da un impegno costante e duraturo, prolungato nell'arco dell'intera giornata (o settimana) lavorativa.