Pianificazione settimanale: come organizzarsi?

Imparare a gestire gli impegni lavorativi e personali migliora la qualità della vita, permettendo di sopravvivere alle tante incombenze del quotidiano. Una buona pianificazione settimanale consente di raggiungere gli obiettivi prefissati in maniera semplice, senza lasciarsi sopraffare dallo stress, dalla stanchezza, dalla frustrazione e dall'inefficienza.

La lista delle cose da fare

Organizzare un planning settimanale con la lista dettagliata di tutte le cose da fare è importante per evitare sovraccarichi e rischiare di dimenticare alcune priorità. Riportare nero su bianco gli impegni lavorativi (riunioni, consegne, telefonate importanti, eventi) e quelli familiari (ricorrenze, scadenze, pagamenti delle utenze) permette di gestire le diverse attività ed evitare lo stress da lavoro.

L'errore più frequente riguarda la convinzione di poter tenere tutto a mente. Non di rado, però, anche la memoria più allenata rischia di fare brutti scherzi e le conseguenze potrebbero essere molto serie. Per ovviare al problema non rimane che segnare tutto sull'agenda cartacea (preferibilmente non su un foglio "volante"), mentre i più tecnologici potranno usufruire di diversi strumenti digitali quali app o calendari collegati all'email, ritenuti oggi dei validi supporti per un concreto risparmio delle energie cerebrali.

Pianificazione settimanale: stima delle tempistiche

La stima del tempo necessario per compiere una determinata attività non è un dettaglio da poco, in quanto consente di stilare un planning settimanale senza sovraccaricarsi eccessivamente.

Spesso si commette l'errore di fissare troppi appuntamenti con il rischio che si sovrappongano tra loro, non riuscendo a portarne a termine neanche uno. Per evitare che ciò accada, è bene impegnarsi in proporzione al tempo a disposizione, tenendo presente le eventuali scadenze, le priorità e le energie.

Nel momento in cui si inizia a creare una pianificazione settimanale efficace, ci si rende conto che non si è dotati di super poteri e che le ore a disposizione di una giornata sono inferiori rispetto alle tante cose da fare. Ecco spiegato il perché molte volte ci si sente esausti ma con la sensazione di non aver concluso nulla!

Come organizzare l'agenda in maniera efficace

Stabiliti gli obiettivi da raggiungere nell'arco dei sette giorni e il tempo necessario per portare a termine le diverse attività, si può iniziare a stilare una tabella riportante le cose da fare al mattino e al pomeriggio.

A meno che non siano stati definiti degli orari precisi (ad esempio ore 8:00 riunione e ore 16:00 visita medica), si consiglia di evitare di pianificare la giornata secondo orari precisi. Sarebbe più utile, invece, procedere per macro-attività sia per gli impegni lavorativi, che per quelli personali.

Se invece le giornate sono scandite da numerosi impegni fissi ripetitivi, è importante riuscire a gestire gli intervalli a disposizione (30 minuti o due ore) per svolgere attività diverse. In questo modo, si rende la giornata diversa da quella di ieri e quella di domani, altrimenti si corre il rischio di condurre una vita facendo sempre le stesse cose.

Spazio per le passioni e per gli hobby

Una vita super impegnata può anche essere stimolante, ma fino a un certo punto. Cercare di ricavare del tempo per sé e le proprie passioni, è utile per il benessere psicofisico della persona. Una chiacchierata con gli amici, praticare dell'attività sportiva oppure un hobby consentono di abbassare i livelli di frustrazione e di stress. Si accantonano le preoccupazioni e le tensioni, per lasciare spazio a una nuova energia, alla serenità e alla giusta motivazione.

Spesso questo dettaglio viene trascurato perché ritenuto, con molte probabilità, poco importante. In realtà non funziona esattamente così: il tempo che si riesce a dedicare a sé stessi (che si tratti di un'ora o due) aiuta ad aumentare la produttività sul lavoro e a casa, riuscendo a vivere al meglio la settimana, con maggiore slancio e motivazione.

Inoltre, segnare sulla propria agenda, cartacea o digitale, un momento per sé aiuta a ridurre i sensi di colpa nei confronti del lavoro e della famiglia: non si ruba tempo a niente e a nessuno. In caso contrario, si rischia di andare in sovraccarico e la conseguenza è una maggiore fatica nell’affrontare le altre attività.

Pianificazione settimanale: perché per alcuni non funziona?

Per chi non è abituato a scandire le proprie giornate con ritmi ben precisi, non è semplice rispettare il planning settimanale. Si suggerisce pertanto un approccio graduale, iniziando a pianificare una sola attività per volta. Con il tempo farà parte di una routine irrinunciabile, utile per affrontare la settimana con un nuovo slancio e una maggiore consapevolezza.