Negli ultimi anni la professione del medico si è anche caratterizzata per il suo stretto collegamento ad una serie di aspetti burocratici. Per questo motivo, il lavoro di segreteria non solo rappresenta un modo per gestire al meglio i servizi rivolti ai clienti ma è indispensabile anche per adempiere a tutti i doveri imposti dalla legge.
In primis occorre infatti pensare che i dati sanitari, in virtù delle più recenti normative europee vigenti anche sul nostro territorio, sono da considerarsi dati particolari da trattare con estrema cura.
In secondo luogo occorre sapere che spesso le certificazioni mediche sono inserite in iter documentali, come quelli per le richieste di indennità di malattia, da rivolgere agli istituti previdenziali preposti o come quelli attraverso cui richiedere servizi di cura speciali.
La segretaria di uno studio medico deve essere consapevole della delicatezza del ruolo che svolge e deve saper agire in maniera conforme alle norme. Deve infine possedere quelle soft skill adatte a trattare con una serie di persone alle prese con problemi sanitari.
Ecco allora 5 consigli per garantire organizzazione e professionalità nella segreteria di uno studio medico.
1. La riservatezza prima di tutto
Sia per obblighi normativi, sia per motivi di opportunità, la tutela della privacy nell'ambito di uno studio medico rappresenta una priorità assoluta. A questo scopo è necessario innanzitutto essere formati e aggiornati sulle normative attualmente in vigore. Occorre quindi conoscere il regolamento generale sulla protezione dei dati (conosciuto anche come GDPR) ed è necessaria un'adeguata formazione informatica per trattare i dati personali con il giusto livello di cautela in termini di sicurezza. Vanno assolutamente prevenute possibili intrusioni nel data base dello studio medico per evitare furti di informazioni sensibili.
Nell'ambito di uno studio la privacy va garantita anche negli spazi comuni. Un'efficace gestione degli appuntamenti consente di ridurre al minimo la presenza di più pazienti presso lo studio, ma, qualora dovessero esserci più persone, sarà importante comunicare con ciascuna di loro evitando di pronunciare in maniera udibile a tutti parole e frasi che rivelino informazioni sullo stato di salute.
2. Organizzare gli appuntamenti in maniera efficace
Tra i principali compiti che spettano alla segretaria di uno studio medico c'è la gestione dell'agenda degli appuntamenti. A questo scopo è importante stimare i tempi previsti per ogni visita e calibrare gli orari di conseguenza. Si tenga presente che se si sottostima il tempo di un appuntamento si avrà un sovraffollamento dello studio, d'altra parte una sovrastima porterà il medico ad avere tempi morti. Le tempistiche necessarie per ogni tipo di visita possono essere valutate e concordate con il medico, d'altra parte l'esperienza e l'osservazione dell'andamento quotidiano permetteranno di apportare le correzioni del caso.
3. Fare da filtro verso l'ambulatorio medico
Con il medico potranno poi essere concordati quali sono gli aspetti che meritano la sua attenzione e quali sono invece quelle pratiche che possono essere gestite direttamente in segreteria. Alcune patologie croniche richiedono, ad esempio, prescrizioni periodiche che possono essere gestite in segreteria ed eventualmente vagliate dal dottore solo per la firma, così come la prescrizione di un accertamento in presenza della richiesta di uno specialista può essere gestita senza un appuntamento del paziente con il medico. D'altra parte, per accettare una richiesta di visita, nell'ambito della segreteria possono essere rivolte alcune domande al paziente per valutare se possa essere soddisfatto delle competenze del personale in ambulatorio o se debba rivolgersi altrove.
4. Supervisionare tutto ciò che avviene in sala d'aspetto
Il medico è l'ultima interfaccia del paziente e per questo non ha la possibilità di cogliere una serie di dettagli che invece sono visibili al personale di segreteria. Una segretaria spesso ascolta i discorsi dei pazienti e ne raccoglie i feedback sia in senso positivo che negativo. Saper osservare e ascoltare i pazienti rappresenta un'abilità che si rivela preziosa nella gestione dell'ambulatorio.
Dai discorsi si può comprendere se i pazienti sono realmente soddisfatti della gestione generale dello studio. Cogliere questi segnali offre la possibilità di individuare i punti di forza, ma anche i margini di miglioramento.
5. Aggiornarsi costantemente
Anche nel lavoro di segreteria l'aggiornamento è ormai un bisogno costante. Sarà necessario conoscere le nuove funzionalità software per la gestione ottimale dello studio e il collegamento dello stesso ai portali con cui è tenuto a comunicare, ma sarà anche importante essere a conoscenza delle evoluzioni normative per gestire gli adempimenti burocratici del caso.
Per formarsi e aggiornarsi può essere opportuno seguire appositi corsi di formazione il cui vantaggio è quello di aumentare le competenze soprattutto sugli aggiornamenti. Il corso CEF per Segretaria di studio medico e odontoiatrico 4.0, ad esempio, prepara una nuova figura professionale di segretaria, nata dall’unione dei ruoli di segretaria di studio medico e segretaria di studio dentistico con l’acquisizione di nuove skills, non solo organizzative ma anche social e digital, di cui uno studio medico privato ha sempre più bisogno.
